9% van de medewerkers is weleens in slaap gevallen tijdens een vergadering. Dit blijkt uit een onderzoek van Sharp Europe. Maar saaie werkoverleggen zijn helemaal niet nodig. Volg onderstaande stappen en voorkom lange discussies en een slechte voorbereiding. Binnen no-time verander jij een langdradige vergadering in een efficiënt werkoverleg!
Bereid het werkoverleg goed voor
Een goed begin is het halve werk. Maak daarom voor het werkoverleg een agenda met alle gesprekspunten. Hierdoor krijgt de vergadering een duidelijk doel. Deel daarnaast de punten met alle aanwezigen en vraag hen om input. Door hen op voorhand te betrekken bij het werkoverleg, zorg je ervoor dat zij een actievere werkhouding hebben tijdens de daadwerkelijke vergadering.
Bedenk ook van tevoren wat iedereen nodig heeft tijdens het werkoverleg. Zijn er bijvoorbeeld mensen die vanuit huis aansluiten? Zorg dat zij makkelijk online de vergadering bij kunnen wonen via de computer. Denk ook aan de nodige accessoires, zoals een koptelefoon die achtergrondgeluiden dempt of andere hulpmiddelen.
Kies een geschikte vergaderruimte
Een werkoverleg kan je altijd organiseren in het bedrijfspand zelf, mits daar ruimte voor is en de kantoorinrichting hierop ingesteld is. Maar heb je weleens gedacht aan een vergaderlocatie buiten kantoor? Ideaal wanneer er in jouw organisatie geen ruimte beschikbaar is óf wanneer je eens wilt vergaderen in een nieuwe, inspirerende ruimte. Wat de locatie ook wordt, neem in je keuze de volgende punten mee:
- Bereikbaarheid: zorg dat de vergaderlocatie goed bereikbaar is voor alle aanwezigen.
- Rust: check of de ruimte rustig genoeg is voor een vergadering. Lawaaierige plekken zijn een no-go, omdat aanwezigen sneller afgeleid kunnen raken.
- Aantal personen: een vergadertafel moet groot genoeg zijn voor het aantal mensen in de ruimte. Bekijk daarom van te voren of er goed formaat vergadertafel is met voldoende stoelen.
- Hulpmiddelen: ga na welke spullen er aanwezig moeten zijn op de locatie. Worden er presentaties gegeven? Zorg dan voor een computer met toetsenbord en een beamer. Wil je een creatieve brainstorm houden? Dan zorg je voor papier, pennen, flip-overs en andere hulpmiddelen.
Leid het werkoverleg in goede banen
Tijdens de daadwerkelijke vergadering bespreek je alle agendapunten. Wanneer je even niet oplet, kunnen gesprekken snel alle kanten op gaan. Daarom is het belangrijk om goed te letten op de punten en binnen de gereserveerde tijd te blijven. Hierdoor leid je het werkoverleg in goede banen en zorg je ervoor dat de vergadering niet uitloopt. Vergeet ook niet om een notulist aan te wijzen: deze maakt aantekeningen en legt afspraken vast.
Tip: sluit het werkoverleg eens af met een hapje of drankje. Zo zorg je ervoor dat alle aanwezigen met een positief gevoel terugkijken op de vergadering.
To-do’s na het werkoverleg
Oké, het werkoverleg is afgerond en iedereen is weer druk aan het werk. De dagelijkse hectiek op werk kan ervoor zorgen dat gemaakte afspraken worden vergeten. Voorkom dit door de gemaakte notulen rond te sturen. Zijn er bepaalde actiepunten? Maak dan een lijstje met wie welk punt oppakt en wat de deadline hiervoor is. Tijdens een volgend werkoverleg kun je deze punten er opnieuw bij pakken. Kijk wat volbracht is en wat niet. Zo houd je de actielijst up-to-date.
Je hebt nu alle ingrediënten in handen voor het organiseren van een geslaagd werkoverleg. Vergeet niet om ook plezier te hebben tijdens de vergadering. Jullie werken samen immers toe naar een specifiek doel. Die samenwerking komt jullie werkplezier ten goede. Wij wensen je heel veel succes!